Para muchas pymes argentinas, la diferencia entre crecer y quebrar está en controlar bien el dinero que necesitan para funcionar día a día. Con esa idea, Emiliano Díaz y Nicolás Vilurón, de la carrera de Ingeniería en Informática de la Facultad de Ciencias Físico Matemáticas y Naturales (FCFMyN) de la Universidad Nacional de San Luis, desarrollaron como proyecto final un sistema que ordena y centraliza la gestión de El Camino, una pyme cordobesa que elabora y vende sándwiches y materias primas.
El trabajo se llama “Sistema de Gestión Integral y Business Intelligence como Estrategia de Optimización del Capital de Trabajo” y fue dirigido por los doctores Carlos Salgado y Mario Berón. Conecta en tiempo real la fabricación, la venta al público y el trabajo de los vendedores mayoristas.
De las planillas y los audios a los datos en tiempo real
Antes del sistema, la empresa funcionaba de manera informal: planillas de cálculo desactualizadas, pedidos por audios de WhatsApp y comprobantes en papel que se perdían. Eso generaba diferencias de stock, demoras y hacía imposible saber cuánto se ganaba realmente con cada producto.
“Es un desarrollo donde se creó una plataforma web y una app móvil para digitalizar todo el proceso y optimizarlo”, explicó Vilurón. Y agregó: “Con este sistema se tiene trazabilidad total del producto, hay un seguimiento financiero exhaustivo y se evitan pérdidas de stock”.
“En resumen, convertimos un circuito informal en una gestión cien por ciento basada en datos, es decir data-driven, donde se pasó de depender de estimaciones manuales y suposiciones a tener trazabilidad punta a punta”, resumió Díaz.
Las pérdidas que nadie ve
Uno de los principales aportes del sistema es que permite detectar pequeñas pérdidas diarias de dinero que pasan desapercibidas. Con inflación, vender con precios viejos porque nadie los actualizó se come la ganancia sin que el dueño lo note.
“Si el proveedor te subió la materia prima el lunes, y seguís vendiendo con el precio de hace dos semanas porque nadie actualizó la planilla, cada unidad que vendés te está destruyendo la rentabilidad. En nuestro sistema ingresa la factura de compra y todo se actualiza automáticamente”, explicó Díaz. Según los autores, estas pérdidas pueden superar el 10 o el 20 por ciento en un año: “Son pequeñas pérdidas todos los días que parecen invisibles, pero que al balance de fin de año suman un monto enorme”.
El sistema también ayuda a controlar la mercadería. “Cuando manejás el stock a ojo comprás insumos que no necesitás, o te quedás sin stock en pleno pico de ventas y dejás clientes sin atender”, señaló Díaz. Y sumó: “En la comercialización de alimentos, el producto que no rota o que se pierde en la camioneta es plata tirada a la basura”.
Lo mismo pasa con las cobranzas. “Cuando el reparto se maneja con papeles y cuadernos siempre hay una boleta que se extravía, un pago anotado a medias, o un cliente al que no se le cobró a tiempo. Este sistema soluciona estos problemas de raíz, ya que podés manejar cuentas corrientes en tiempo real, con comprobantes digitales”, dijo. Para Díaz, “la tecnología no es un costo ni un lujo, sino que es un escudo financiero”.
Pensado para quien trabaja en la calle
Otra fortaleza del desarrollo es que tiene en cuenta a los vendedores que hacen el reparto. “No desarrollamos un sistema administrativo engorroso para alguien que está manejando y haciendo repartos, sino que hicimos una aplicación web móvil pensada para el trabajo diario del vendedor mayorista”, explicó Díaz.
A diferencia de los programas que se venden en el mercado, pensados para grandes empresas o para comercios muy chicos como kioscos, este sistema se adaptó a la realidad de una pyme, con empleados en la calle y operarios en la fábrica.
“Las pymes por lo general no acceden a este tipo de desarrollos por los costos que representan, mientras que las empresas grandes los compran e implementan fácilmente”, señaló Vilurón. Sin embargo, el sistema, que todavía sigue en desarrollo, podría llegar a otras empresas: “El sistema es a medida, pero se puede acoplar perfectamente a otras pymes. Estamos abiertos a que otras empresas se puedan interesar por este desarrollo”.
